運栄屋も東京2020オリンピック・パラリンピック関連の事業を受託実施しています。民間企業からの外注もありますが、東京都から受託した事業の実績をご紹介します。
本イベントは東京都各所で実施されるイベントの中で、東京2020オリンピック・パラリンピックの紹介とアンケート収集、ノベルティの配布を行うブースの運営を実施しました。
大会を1年後に控える大切な時期で、とてもホームページでご紹介できるような大きな案件ではありませんでしたが、年間で約40回の広報イベントを担当しました。
運営上で最も留意した事項は、ブースへの近寄りやすさです。行動心理学の観点から、パネル展示スペースを奥に配置し手前に受付を設置することで、スタッフの視線を感じてブースに近寄り難くなることを鑑み、受付スタッフとブース前通過者が正面で向き合って視線を交わすことを避けるようブースレイアウトを提案しました。
また、スタッフの広報も、しつこ過ぎることなく自然にイベント参加者の視線に入ること、身体全体を大きく動作することで注目を引くこと、通過者が直ぐにブースに立ち寄らなくても、後で来てもらえるように、短い言葉でうるさくない広報コメントを行うこと等、スタッフの行動にも指導・配慮した運営を実施しました。
この他にも、来場者へ安心感を与える接客、傾聴、効果的な挨拶の方法等、弊社が持つきめ細かなサービスがお役に立てたものと思います。
イベントの大きい小さいよりも、イベントに参加する方々と開催にあたっての目的をしっかりと理解して、イベントのスケールに応じて、また運営の体制に応じて最も効果的な運営をご提案できることが弊社の強みかもしれません。
● 催事名称：東京2020オリンピック・パラリンピック広報支援業務
● 担当業務：ブース設営・運営（パネル展示・映像放映・アンケート集計・ノベルティ配布）
● 実施期間：2019年4月～2020年3月
● 取引団体：東京都
Unei-ya also undertakes projects related to the Tokyo 2020 Olympic and Paralympic Games. Although we have outsourcing from private companies, we would like to introduce the results of the business contracted from Tokyo.
In this event, we held booths to introduce the Tokyo 2020 Olympic and Paralympic Games, collect questionnaires, and distribute novelties among the events held in Tokyo.
It was an important time to refrain from the competition one year later, and although it was not a big project that could be introduced on the website, I was in charge of about 40 public relations events a year.
The most important consideration in operation was the accessibility to the booth. From the perspective of behavioral psychology, by arranging the panel exhibition space in the back and installing the reception desk in the foreground, it will be difficult to approach the booth due to the staff’s line of sight, so the reception staff and the front passers will face each other in front. I proposed a booth layout to avoid exchanging eyes.
Also, as for the staff’s publicity, the event participants’ eyes can be naturally seen without being too persistent, attention can be paid by moving their entire body, and even if a passerby does not immediately stop by the booth, they can come later. In order to receive it, we conducted management that gave guidance and consideration to staff behavior, such as making public relations comments in short words.
In addition to this, I think that the detailed services we have, such as customer service, listening, and effective greeting methods that give visitors a sense of security, were useful.
Rather than big and small events, we can firmly understand the people who participate in the event and the purpose of holding it and propose the most effective operation according to the scale of the event and the operation system. It may be a strength.
● Name of event: Tokyo 2020 Olympic and Paralympic public relations support work
●Responsible duties: Booth setup/operation (panel display, video broadcast, questionnaire aggregation, novelty distribution)
● Implementation period: April 2019 to March 2020
● Trading organization: Tokyo
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